Capitale Numérique
Le projet
- Analyse stratégique – Diagnostic avec le modèle EDGY pour poser les bases du renouveau.
- Atelier de relance – Nouvelle structure, nouvelle identité, nouvelle mission.
- Mobilisation communautaire – Ateliers participatifs, engagement des bénévoles et parties prenantes.
- Atelier avec le Nouveau C.A. – clarification des rôles, vision à long terme.
- Lancement et résultats – 2 500+ participants, 1 M$ en revenus, 1,5 M$ en retombées économiques.
Un écosystème numérique québécois qui refuse de mourir !
Juin 2024 — Québec numérique annonce la fin de ses activités. Fondé en 2013, l’OBNL laisse derrière lui deux événements majeurs pour la province de Québec : la Semaine numériQC et le Web à Québec (WAQ).
« Cette décision découle de difficultés financières persistantes et du non-versement des 500 000 $ attendus depuis septembre 2023 par le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MESS). De plus, le 1 M $ supplémentaire nécessaire pour 42 Québec ne sera jamais débloqué. »
À ce jour, la raison de cette décision demeure inconnue. Ce que nous savons toutefois, c’est que les professionnels du numérique québécois, eux, ne voulaient pas voir disparaître ces événements phares. Les réactions sur les réseaux sociaux en faisaient foi. C’est justement ce fort désir de la communauté qui nous a poussés à offrir notre aide.
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A New Hope : comment tout a « recommencé »
Au jour 0, il y avait Jonathan Parent, Jean-Philippe Bonneau, Carole-Ann Labrie, Marie-Michèle Bouchard, et Jean-Sébastien Daigle (moi). Le tout, dans une toute petite salle de la Bibliothèque Gabrielle-Roy, à Québec.
L’idée était d’utiliser EDGY pour analyser la situation et trouver une stratégie pour « sauver » l’organisation, ses événements, sa communauté.
L’état de départ :
- Pas d’employés
- Pas d’OBNL
- Aucune de capacités de production
- Pas d’image de marque
- Aucun produit
- Pas de clients ni de partenaires
Cool. On fait quoi avec… rien?
On pousse la réflexion sur chacun de ces aspects.
Le constat :
- Les événements sont gérés à 95 % par des bénévoles.
- Recréer un OBNL, c’est pas si pire que ça.
- On sait ce qu’il faut faire pour créer et gérer des événements.
- Les marques (logos) ne nous appartiennent pas.
- La motivation communautaire n’a pas disparu.
- Si on n’agit pas vite, une autre entité va prendre la place.
Le pivot :
Maintenant que nous avons une perspective sur le contexte… on fait quoi? Eh bien, on se positionne selon les facettes du modèle EDGY et on établit une stratégie de départ.
- Identité - Comme tout le monde est motivé… recréons à partir de zéro les deux événements principaux.
- Marque - Puisque les anciennes marques sont bloquées au niveau administratif… créons-en de nouvelles pour remplacer les anciennes.
- Expérience - Pour éviter toute confusion dans la perception du public… rendons le tout le plus transparent possible et affirmons clairement : « Nous sommes la nouvelle version des événements que vous aimiez tant. »
- Produit - Pour ne laisser aucune chance à la concurrence… réservons dès maintenant les dates et les lieux.
- Architecture - Pour gagner du temps et sécuriser l’opération… rassemblons les personnes qui possèdent encore les capacités dont nous avons besoin pour créer des événements.
- Organisation - Pour simplifier le travail de tout le monde… reprenons la structure des anciens comités.
Et pour la petite histoire, tout s’est terminé autour d’une poutine… et d’un plan d’action pour tout recommencer. Résultat : un événement de lancement payant à guichets fermés, où l’on a annoncé les plans et le retour des événements.
The Community Strikes Back : Motivation et alignement
La stratégie précédente ayant réussi — c’est-à-dire qu’elle a permis de sécuriser les événements et de rallier la communauté — il fallait maintenant passer à la production. Et comment démarre un événement? Avec un jeu, bien sûr!
À l’époque, on était en mode création d’un jeu de société pour aider les équipes à avancer dans leurs projets et dans ce qu’elles entreprennent. On a donc joué à ce qui s’appelle aujourd’hui La Partie Prenante — un jeu où l’on apprend en créant une fausse compagnie de bas de laine utilisant le big data comme différenciateur.
Si ça semble loufoque, c’est parce que ça l’est. Tout le monde a bien ri, mais a aussi eu des conversations essentielles à toute entreprise.
Et ça nous a menés à une deuxième partie.
Cette fois-ci, pas de bas de laine ! On a joué (créé) Interface, un événement qui a pour ambition de tenir sa toute première édition.
Après trois heures de jeu, et trois heures de documentation de ma part, nous avions en main une série de tableaux représentant l’essentiel de l’événement — et surtout, une vision commune de ce qu’il fallait entreprendre.
Quelques mois plus tard, Interface voyait le jour !
Return of the board : Comment designer un système
Alors que la première année fut incroyable (plusieurs événements, des embauches, etc.), marquée par une création en mode accéléré, la deuxième année est placée sous le signe de la stabilisation. L’urgence du moment fait maintenant place à l’analyse et à la mise en place de fondations solides.
Le premier élément à stabiliser est, bien entendu, le conseil d’administration. Un OBNL est une entité légale qui doit respecter certaines règles. Le C.A. est là pour guider, prendre des décisions, gérer et administrer. Un nouveau C.A. doit établir une vision, une mission et des valeurs. Il doit identifier où il veut aller dans le futur — et où il ne veut pas aller. Il doit établir une stratégie et comprendre l’écosystème pour justifier ses choix. Ça doit être clair. C’est du sérieux.
Les événements, c’est une chose, c’est concret, mais un OBNL et un conseil d’administration… un peu moins. C’est pour établir cette clarté que nous avons déployé une approche collaborative avec les parties prenantes motivées à faire partie du C.A.. Ayant déjà une base des éléments structurants de l’identité de l’OBNL grâce aux événements, le travail a été structuré autour d’un remodelage complet par rapport à… la première version. Qui est Capitale Numérique? Où s’en va-t-on ? Qu’est-ce qu’on ne veut pas faire? Quel impact souhaite-t-on avoir sur sa communauté?
C’est sous forme d’ateliers que nous avons ajusté les bases, qui sont maintenant devenues des référents.
Évidemment, une vision ne suffit pas pour faire évoluer une organisation — et cette évolution doit être constante. C’est pourquoi, en arrière-plan, les résultats des divers sondages de satisfaction ont été compilés pour identifier les besoins des gens (visiteurs, bénévoles, conférenciers, etc.). Les parties prenantes de l’écosystème de Québec ont été cartographiées afin d’avoir une idée de qui peut contribuer à l’aventure, et sous quelle forme. Un portfolio de services a aussi été dressé pour avoir une meilleure visibilité sur tous les petits détails qui composent un événement, et plus encore.
L'épilogue
Après la première année, nous pouvons dire que la communauté, les bénévoles et l’équipe de Capitale Numérique ont réussi avec brio à reconstruire ces événements qui leur étaient chers. Ils ont réussi à engager une deuxième employée, ont collaboré à un troisième événement à Montréal et en planifient un quatrième (dont j’ignore encore les détails pour l’instant).
Ils ont également accueilli plus de 2 500 participants lors de ces événements, ont généré 1 M$ en revenus et 1,5 M$ en retombées économiques pour la Ville de Québec. Et tout ça, en moins d’un an !
Ce fut un réel plaisir pour nous de faire partie de ce renouveau dès le jour 0.